Päivän epistola: Kuinka kirjoittaa asiallinen sähköposti?

Yleisesti ottaen siis "kuinka kirjoittaa asiallisesti ylipäätään yhtään mitään". Netti muokkaa kirjoittamista, ja se tunkeutuu nopeasti asiallisempaankin kielenkäyttöön, kuten nyt vaikkapa s-postiin.

Brownin & Lightfootin (2002)  mukaan emailin käyttö voidaan kuitenkin kytkeä organisaation muistiin, sillä sähköpostilla käsitellään paljon organisaation liittyvää, olennaista tietoa. Sähköposti on tällöin viestintävälineenä toimimisen lisäksi myös tiivis osa organisaation tietovarantoa. (Aula: Kivi vai katedraali 2008 s. 157)

Tämän ajatuksen myötä sitä vain pohtii niitä kymmeniä työpaikkojen sähköposteilta rustattuja ketjukirjeitä ja K-18-merkkisiä vitsiposteja, joita allekirjoittaneenkin laatikkoon tupsahtaa harva se päivä...

Mitään liibalaabaa ei virallisissa asioissa kuulu tunkea yhtään mihinkään, yleiskieli rokkaa tässä asiassa. Että ehkä viesti pomolle "No mitäs teikä" -metodilla ei ole se paras idea. Olen itse "asiallisesti mutta huumorilla" -linjalla ja vierastan liikaa jäykkyyttä, joskin mielestäni sekin onnistuu jos tarve on. Eri asia sitten, onko. Kohteliaisuus on ihan eri asia kuin jäykkyys ja kuivuus.

Siistiä yleiskieltä kun suosii, ei voi mielestäni mennä vikaan, ainakaan aivan peruuttamattomasti. Tittelit kohdilleen. Vaistomaisesti sitä kai pyrkii myös välttämään liian pitkiä lauseita. Virallisuus tarkoittaa usein "vaikeasti ymmärrettävää", mutta ei sähköposteissa; niitä tulee parhaimmillaan kymmeniä tai satoja päivässä, eli asian pitää tulla selväksi kerralla. Tässä kohden - lyhyitä lauseita ja kaikki turhat "kai", "ehkä", "luultavasti" yms. epävarmuutta kuvastavat täytesanat pois.

Virallisuus hyökkäsi päälle. Tässä ahdistusta lievittämään muutama hieno täytesana.

Juupa. Todellaki. Jees. Erittäin jees. Sillai. Tollai. Tuota. Jepajee. Söörjessöör.

(Vältelkää etenkin jälkimmäistä, ja ehkä juurikin sen esimiehen kanssa.)

Post scriptum 1.0:

"Some - narsistien valtakunta?" Mieltäni erityisesti kutkuttava väite. Tässä vielä kutkuttavampi kirjoitus aiheesta sekä bloggaamisesta ylipäätään: http://sanainen.arkku.net/tag/blogaaminen/